LOUVRE HOTELS GROUP Gestion des candidatures et de la mobilité interne

Version DU 07/05/2025

ARTICLE 1 : AVANT-PROPOS

Le RGPD et vous

La protection des Données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures. C’est pour cela que LOUVRE HOTELS GROUP s’engage à traiter vos Données Personnelles dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016) (le “RGPD”) et de la Loi Informatique et Libertés française (Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Ainsi, la politique de protection des Données personnelles a pour but de vous présenter :

• Le Responsable de traitement
• La manière dont sont collectées et traitées vos Données personnelles
• Les destinataires à qui vos Données personnelles sont transmises
• Vos droits concernant l’utilisation de vos Données personnelles
• Nos engagements réciproques en matière de protection des Données personnelles

Cette politique s’applique aux candidats qu'il s’agisse de candidats externes ou d'employés de LOUVRE HOTELS GROUP et de ses filiales en recherche de mobilité interne. Pour les besoins de la politique, toutes ces personnes sont indifféremment dénommées les « candidats ».

ARTICLE 2 : LEXIQUE

Promis, vous allez nous comprendre !

Une Donnée à caractère personnel ou une Donnée personnelle désigne toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex : le nom, le prénom, etc.) ou indirectement (ex : l’adresse e-mail, etc.).

Un Traitement de Données personnelles désigne toute opération ou ensemble d'opérations automatisées ou non, appliqués à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel (ex : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la transmission de données, l’effacement, etc.)

Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements pour atteindre ces finalités.

Le Sous-traitant (ou Tiers) traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement et sous ses instructions.

ARTICLE 3 : PRINCIPES GENERAUX

Des obligations juridiques, nous en avons !

Conformément aux dispositions de l’article 5 du RGPD, la collecte et le traitement de vos Données personnelles respectent les principes suivants :

• Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement de vos Données personnelles ne peuvent reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux, intérêt public).
• Finalités limitées : la collecte et le traitement de vos Données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis.
• Minimisation de la collecte et du traitement de données : seules les Données personnelles strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées.
• Conservation des données limitée dans le temps : le Responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les Données personnelles traitées. Elles ne doivent être conservées que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif.
• Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le Responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des Données personnelles collectées.

ARTICLE 4 : RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Nous sommes responsables des données confiées !

Les Traitements de vos Données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion de votre candidature ou d’une mobilité interne sont opérés par LOUVRE HOTELS GROUP, Société par Actions Simplifiées, au capital de 117.624.016 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°309 071 942, dont le siège social est situé Tour Voltaire, 1 Place des Degrés, 92800 Puteaux, France, en tant que Responsable de traitement.

Ce qui signifie que nous contrôlons la manière dont vos Données personnelles sont traitées et que nous décidons des finalités de ce traitement. Cela signifie également que nous donnons des instructions spécifiques à nos Sous-traitants, qui peuvent traiter vos Données personnelles en notre nom. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos Données personnelles.

Les hôtels sont des entités autonomes et indépendantes. C’est pourquoi, lorsque vous candidatez pour un poste dans l’un de ces hôtels, vos Données personnelles sont traitées à la fois par LOUVRE HOTELS GROUP et l’hôtel concerné par votre candidature, chacun agissant comme Responsable de traitement poursuivant ses propres finalités.

Tout Traitement de Données personnelles réalisé par les hôtels est encadré par une politique de protection des Données personnelles, propre à chaque hôtel en sa qualité de Responsable de traitement. Tous les hôtels sont tenus de respecter les principes de protection de vos Données personnelles conformément à la réglementation applicable et d’assurer le respect de vos droits lorsque vous les exercez.

ARTICLE 5 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES ET TRAITEES - QUELLES DONNEES ?

Que savons-nous sur vous ?

Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les Données personnelles nécessaires à la réalisation de nos objectifs. Ainsi, dans le cadre de la gestion des candidatures, LOUVRE HOTELS GROUP est notamment susceptible de collecter et traiter les informations suivantes :

A noter que lors du dépôt de votre candidature, nous ne sommes pas amenés à avoir connaissance de données sensibles telles que des Données hautement personnelles (numéro de sécurité sociale) ou des données judiciaires (extrait du casier judiciaire), ou encore des données relatives à vos informations économiques. Ces données seraient potentiellement collectées et traitées dans le cadre de la gestion administrative du personnel si votre candidature était retenue.

Conscients du niveau de sensibilité de ces informations, nous avons à cœur de vous garantir un haut niveau de confidentialité, ainsi qu’un engagement dans le respect de nos obligations légales et règlementaires. Pour plus d’informations, vous serez invité à consulter, à votre embauche, la politique des Données Personnelles « Ressources Humaines » qui vous sera remise par le Responsable de traitement concerné.

ARTICLE 6 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES ET TRAITEES : POUR QUELLES RAISONS ?

Nous tenons à vous expliquer !

ARTICLE 7 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES ET TRAITEES : QUI A ACCES A VOS DONNEES PERSONNELLES ?

On ne les transmet pas à n’importe qui !

Les Données personnelles que nous collectons pourront être transmises, afin d’assurer les différentes finalités :

• Aux personnels habilités de LOUVRE HOTELS GROUP ;
• Aux personnels habilités des hôtels du réseau de LOUVRE HOTELS GROUP ;
• Aux personnes habilitées chez nos prestataires qui sont Sous-traitants de LOUVRE HOTELS GROUP et notamment les prestataires en charge :
  • d'une partie du recrutement notamment pour LOUVRE HOTELS GROUP
  • de la maintenance et de la sécurité du site
  • de la mise en relation (pour pouvoir vous adresser des messages, organiser des rendez-vous et réaliser des entretiens par visioconférence)
• À des réseaux sociaux agissant en qualité de Sous-traitant afin d'identifier si vous êtes un utilisateur d’un de ces réseaux sociaux (tels que LinkedIn) vous permettre de candidater depuis votre profil ;
• A toute autorité réglementaire, statutaire, gouvernementale ou autre autorité, agence ou organisme et régulateur sectoriel compétent, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

A noter que le recours à des prestataires est nécessaire à la bonne réalisation des finalités et nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD.

LOUVRE HOTELS GROUP s’engage à ne pas transmettre vos Données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord exprès. LOUVRE HOTELS GROUP ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication des données collectées à des tiers non autorisés.

LOUVRE HOTELS GROUP n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos Données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du Traitement de vos Données personnelles, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine y compris dans le cadre d’évaluation de votre profil au regard du poste concerné par votre candidature.

ARTICLE 8 : VOS DROITS

Vous avez toutes les cartes en main !

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

Par e-mail : dpo@groupedulouvre.com

Par courrier à l’adresse suivante : LOUVRE HOTELS GROUP – DPO Tour Voltaire, 1 place des Degrés 92800 Puteaux FRANCE

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment et sans frais, sauf en cas de demandes manifestement infondées ou excessives (notamment en raison de leur caractère répétitif). Dans ce cas exceptionnel nous nous réservons le droit, conformément au RGPD, d’exiger le paiement de frais raisonnables ou de refuser votre demande.

Suite à votre demande d’exercice de droit, une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un (1) mois suivant la réception de la demande, pouvant être prolongé de deux (2) mois compte tenu de la complexité de votre demande.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou « CNIL » www.cnil.fr ).

Vous pouvez également exercer vos droits à l’égard de vos Données personnelles traitées par un hôtel en sa qualité de Responsable de traitement. Nous vous invitons à exercer vos droits directement auprès de l’hôtel et à consulter si besoin sa politique de protection des Données personnelles.

ARTICLE 9 : QUELS SONT VOS ENGAGEMENTS

Et oui, vous avez aussi des obligations !

• L’exactitude des Données personnelles

Vous vous déclarez, en tant que candidat, être informé de l’importance de l’exactitude des Données personnelles vous concernant. Aussi vous vous engagez à ne communiquer que des Données personnelles exactes.

A ce titre vous pouvez notamment faire une demande de rectification ou d’effacement telle que prévue à l’article 8 de cette politique.

• La gestion des Données personnelles des personnes de moins de 15 ans

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment de Données personnelles auprès de personnes de moins de 15 ans.

Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, en votre qualité de représentant légale de la personne de moins de 15 ans, vous pouvez contacter le service des ressources humaines de LOUVRE HOTELS GROUP dont les coordonnées figurent dans l’article 8 ou l’hôtel concerné afin que ces informations soient supprimées.

• Les champs libres

De manière générale, le défaut de renseignement des champs identifiés sur le site par un astérisque (*) ne nous permet pas de vous faire bénéficier de tout ou partie des fonctionnalités du site. Votre candidature pourrait ne pas être prise en compte à défaut de renseignement de ces champs obligatoires.

Les autres champs sont facultatifs et ont notamment pour objet de vous permettre de renseigner des informations qui vous paraissent utiles au traitement de votre candidature au poste concerné.

Lorsqu’un formulaire propose un champ libre, nous vous demandons de n’y indiquer que des informations strictement objectives et indispensables à votre candidature et de ne jamais communiquer de données sensibles (telles que numéro de carte de crédit, données de santé, etc.).

• Les Données personnelles sensibles

Nous ne collectons pas de Données personnelles dites « sensibles ».

Nous vous rappelons que les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques et biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d’une personne physique sont considérées comme des Données personnelles sensibles.

Si vous nous communiquez volontairement des Données personnelles sensibles, notamment dans le champ libre au moment où vous candidatez, dans votre CV, ou lors de vos entretiens, en rapport avec votre candidature, vous actez que vous nous avez donné votre consentement explicite pour traiter ces catégories particulières de Données personnelles.

ARTICLE 10 – COMMENT PROTEGEONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

La cybersécurité : tous acteurs, tous concernés, tous impliqués !

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de :

• Protéger vos Données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé à ces Données personnelles.
• Garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes et services.
• Rétablir la disponibilité des Données personnelles et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident.

Nous exploitons des systèmes et des réseaux de données protégés par des mesures de sécurité aux normes du secteur et nous utilisons des protocoles sécurisés sur des réseaux non sécurisés pour protéger la transmission de vos Données personnelles. De plus, l'accès à vos Données personnelles est limité au personnel et aux prestataires de services habilités.

Bien que nous nous efforcions de toujours protéger notre site de recrutement et nos systèmes, nous ne maîtrisons pas tous les risques liés au fonctionnement d’Internet et attirons votre attention sur l’existence d’éventuels risques inhérents à son fonctionnement.

Lorsque nous sommes amenés à partager vos Données personnelles à nos Sous-traitants nous prenons toutes les mesures nécessaires pour nous assurer que les destinataires tiers ont mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos Données personnelles.

ARTICLE 11 : LES TRANSFERTS DE DONNEES HORS DE L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPÉEN

Même en dehors de l’Europe, nous veillons à vos Données personnelles !

Dans le cadre de l’exécution de nos services, nous pouvons être amenés à transférer vos Données personnelles à des destinataires, en particulier des Tiers ou des hôtels du réseau qui peuvent être situés en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE), dans des pays qui sont susceptibles d’encadrer différemment la protection des Données personnelles.

En cas de transfert de Données personnelles hors de l’EEE, nous nous engageons à respecter les exigences de la règlementation applicable et à mettre en place les garanties appropriées nécessaires à un tel transfert.

ARTICLE 12 : MISE A JOUR DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES

Important de faire les mises à jour !

Dans l'hypothèse où l'une des clauses de la présente politique serait nulle notamment du fait d'un changement de législation, de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles ou par une décision de justice, cela ne saurait en aucun cas affecter la validité des autres clauses de la politique.

La présente politique est régie par le droit français.

Elle est susceptible de faire l’objet de mises à jour. La politique précédente sera alors remplacée de plein droit par la nouvelle version mise en ligne sur le site. Cette dernière vous sera rendue immédiatement opposable. L'utilisation du site est soumise à la politique en vigueur au moment de l'utilisation.

Afin de rester informé de ces éventuelles modifications et mises à jour, il vous est recommandé de consulter régulièrement la politique.